Sistemul ELDO este un produs web based dedicat gestionării și consultării documentelor în format digital existente în cadrul organizației. Prin diverse mecanisme de grupare pe categorii, foldere și structură organizatorică și prin elementele de interfață utilizator ce permit navigarea, filtrarea și căutarea atât în cadrul metadatelor cât și în cadrul conținutului digital ELDO constituie un instrument eficient, util în identificarea rapidă a informației.
Avantaje
- Organizare în foldere individuale;
- Accesibilitate - documentele fiind accesibile 24/24;
- Acces la Arhiva Electronică printr-o aplicație de tip web, accesibilă din interiorul organizației, în rețeaua privată de comunicație;
- Securitate - prin autentificare, autorizare pe bază de rol de securitate și reguli de acces;
- Utilizare facilă - interfață intuitivă, prietenoasă și ușor de folosit;
- Gestionare eficientă a documentelor ce se vor scana și indexa și permite utilizatorilor idenficarea facilă a acestora, dar și navigarea în folderele de interes pentru vizualizarea documentelor arhivate;
- Informații suficiente și relevante pentru a identifica documentele în dosarele aflate în arhiva fizică;
- Rapiditate în accesare și implementarea unui motor de căutare care să permită găsirea rapidă a documentelor;
- Customizare în funcție de nevoile și necesitățile clientului.
Functionalități
- Permite aranjarea și sortarea documentelor după diferite criterii prestabilite (spre exemplu după numele titularului, număr dosar / biblioraft);
- Permite căutarea și identificarea documentelor după anumite criterii relevante (spre exemplu tipul documentului, cuvânt în denumire, descriere sau în conținutul fișierelor);
- Permite exportul documentelor (export metadate în format Excel / CSV, descărcare conținut fișiere);
- Permite gestionarea drepturilor utilizatorilor;
- Asigură accesul în mod securizat în platformă, printr-un user name și o parolă;
- Asigură păstrarea istoricului activității unui utilizator pe o perioadă de timp prestabilită;
- Poate gestiona orice tip de fișiere: .pdf, .txt, .xml, .doc, .xls, .jpeg, .tif, .png, etc.
- Conține un modul de management utilizatori dedicat care permite gestionarea tuturor utilizatorilor din platformă: creeare/ștergere utilizator, alocare drepturi, resetare parolă, alocare utilizator pe structură organizatorică a instituției, menținerea unui istoric de logare.;
- Asigură păstrarea istoricului activității unui utilizator pe o perioadă de timp prestabilită;
- Vizualizarea tuturor medatadelor asocitate unui document sub formă de listă;
- Creearea automată a structurii organizatorice pe baza documentelor importate, structură pe care să poată fi alocați utilizatorii;
- Editarea structurii în cazul în care administratorul consideră necesar;
- Adaptarea la situația în care structura organizatorică suferă modificări interne;
- Posibiliatea de a incărca / modifica / șterge manual un document;
- Căutarea în text în cadrul documentelor încărcate (în cazul documentelor OCR sau text);
- Evidențierea rezultatelor filtrărilor, inlclusiv evidențierea documentelor în care s-au regăsit cuvintele căutate (prin highlight în cadrul celulei din tabel sau highlight pe linkul fișierului în cazul căutării în conținut);
- Oferă informații statistice referitoare la volumul de documente din librărie;
Servicii complete de arhivare
Everlight oferă servicii complete de integrare a arhivei electronice și, împreuna cu partenerii săi, ofera suport pentru gestionarea și securitatea documentelor cu statut clasificat, precum și servicii de digitizare și arhivare fizică:
- Pregatirea documentelor în vederea digitizării;
- Digitizarea (scanarea) documentelor;
- Refacerea unitaților arhivistice pregatite pentru digitizare;
- Indexarea informației din documente;
- Servicii de arhivare a documentelor;
- Gestiunea arhivei electronice active și a celei istorice;
- Gestiunea și păstrarea arhivei fizice.